Reuniones presenciales VS Reuniones virtuales. Cómo lograr el mejor resultado.

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Reuniones

La reunión presencial no está en peligro de extinción, ni mucho menos, pero le ha salido una digna competidora: la reunión virtual. Gracias a las nuevas tecnologías, las empresas están transformando su manera de trabajar, especialmente en lo referente a tiempos y capacidad de reacción.

Dicen que el tiempo es oro, pero… ¿celebrar una reunión virtual es siempre la solución más ágil? En este artículo te contaremos las ventajas e inconvenientes de ambas, y te ayudaremos a elegir cuál es mejor en cada momento.

Reuniones presenciales: esto es personal.

Las reuniones presenciales, cara a cara, son más cercanas. En ellas un buen comercial puede desplegar todos sus encantos: presencia, lenguaje corporal, escucha activa, tono de voz… Además, permiten tratar temas off the record más allá de la propia reunión.

En persona se reducen las distracciones y es menos probable que alguien se distraiga con su smartphone, por ejemplo. Cuando nuestro interlocutor está en la misma habitación, nos concentramos más y mejor.

Las reuniones presenciales son perfectas para grandes grupos. No es ningún secreto que una reunión numerosa con el manos libres o vídeo conferencia puede transformarse en un caos. Así pues, si quieres reunir a más de 15-20 personas, te recomendamos que realices una reunión presencial.

✓ Mejor la comunicación
✓ Trato más personal
✓ Mayor concentración
✓ Permite el off the record
✓ Perfecto para grandes grupos


¿Celebrar una reunión presencial significa encerrarse en la oficina?
En Absoluto. Podemos reunirnos en persona en un lugar informal, como una cafetería, o en un espacio profesional inspirador, como un hotel.
En Dolce Sitges disponemos de 2.175 m2 de espacio de reuniones con 40 salas equipadas con mobiliario ergonómico, 2 salas plenarias con capacidad de 360 y 475 personas, tecnología punta y mucha luz natural. Instalaciones pensadas para concentrarse en los negocios, pero rodeadas de exuberante naturaleza y con el mar Mediterráneo en el horizonte. Con posibilidad de contratar un coffe-break de 12 horas lo que permite hacer el descanso sin perder el hilo de la reunión sino cuando realmente haga falta.

 

Reuniones virtuales: ni fronteras ni desplazamientos.

Las reuniones virtuales permiten a sus participantes verse sin depender de un espacio concreto, un horario común o incluso estar en un mismo país. Este tipo de reuniones es perfecto para quienes tengan un horario complicado o muchos viajes en su agenda. Además, el ahorro en tiempo de trabajo y costes de desplazamiento es considerable.

El factor económico es determinante cuando celebramos una reunión. En el caso de un evento virtual el coste se reduce drásticamente, ya que los gastos de transporte y dietas (billetes, hoteles, comidas, taxis…) desaparecen. Así pues, podemos concertar una reunión sin preocupaciones ni gastos extra de por medio.

Un encuentro virtual es más ágil, cosa que repercute en la flexibilidad a los proyectos y permite a los equipos reaccionar con mayor velocidad ante cualquier cambio o imprevisto. En los negocios de hoy en día hay que moverse rápido, y agilizar cualquier proceso también agiliza los resultados. Por otro lado, con este tipo de reuniones se pierde el trato familiar con las personas, por lo que no son las más adecuadas para visitar a un cliente por primera vez.

Las reuniones visuales son perfectas para pequeños grupos, exceder las 10-15 personas supondría un problema logístico importante. Si quieres una comunicación fluida, tratar cada punto con el responsable en un tiempo adecuado y, sobre todo, tener una rápida capacidad de convocatoria, debes elegir una reunión virtual. ¡La tecnología será tu aliada!

✓ Suman flexibilidad a los proyectos
✓ Reducen los tiempos de reacción
✓ Facilitan la reunión de equipos
✓ Reducen el gasto logístico
✓ Perfecto para pequeños grupos


¿Celebrar una reunión virtual significa tener la mejor conexión?

Para nada. Con un terminal móvil y una conexión media podrás realizar una reunión virtual exitosa. Si a eso le sumas una infraestructura moderna con pantallas, altavoces o proyectores, mejor que mejor.
¡No permitas que la tecnología te abrume! Cuando lo necesites, puedes alquilar un espacio de reunión totalmente equipado en Dolce Sitges y celebrar tus reuniones virtuales en nuestras instalaciones con Wi-Fi de alta velocidad y equipamiento audiovisual completo.

Consejos de última hora…

¿Quieres que tu reunión sea un éxito? Tanto si se trata de un evento presencial como de uno virtual, toma nota de estos consejos:

  • Prepara la reunión con tiempo. Improvisar queda muy bien en un escenario, pero no en el mundo laboral. El éxito es perseverancia y trabajo duro.
  • Acota la duración del evento. Se recomienda que la duración media de una reunión sea entre 10 y 60 minutos para mantener el nivel óptimo de concentración e interés de los asistentes.
  • Elige bien a los asistentes y define roles. Reunir por sistema a los jefes de departamento no es lo más adecuado. Piensa a quién necesitas de cada departamento, qué aportará y define los roles principales que conducirán la reunión, así como los temas a tratar.
  • Prepara el espacio & el material. Si piensas realizar una reunión física, asegúrate de tener disponibilidad de sala y la documentación necesaria. Si se trata de una reunión virtual, busca soporte técnico y comprueba las conexiones antes de empezar.
Preparar reunión

Photo by Rawpixel on Unsplash.