Meetovation: la nueva tendencia en reuniones y eventos.

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Meetovation

Lo peor que le puede pasar a una reunión es ser aburrida. Y es habitual… Organizar un evento, congreso o reunión de éxito es un gran reto y, desde hace algunos años, aquellos que buscan innovar han dirigido su mirada al norte. Concretamente, hacia el arte danés de organizar eventos, también conocido como meetovation.  


¿Cómo surgió esta tendencia? ¿en qué consiste? ¿cómo puede aplicarse en un evento propio? En este artículo os contaremos todo lo que necesitáis saber sobre la famosa meetovation para que seáis capaces de incorporarla en vuestras próximas reuniones. ¡Empecemos!

 

Su origen: ¿de dónde sale el fenómeno meetovation?

En el año 2003, el proyecto danés “The meeting concept of the future” se planteaba cómo serían las reuniones del futuro, y cómo habían cambiado en los últimos años. Desgraciadamente, descubrieron que el sector estaba estancado y sin más innovación que los efectos del Power Point…

El escenario era complicado, cierto, pero tenían la oportunidad de reposicionar Dinamarca en el panorama mundial de los eventos. Para ello, el sector público y el privado trabajaron codo con codo hasta alcanzar su objetivo común: hallar una metodología que transformara las reuniones en experiencias de valor. Debían conseguir que los participantes dejaran de ser espectadores para convertirse en parte activa de la reunión.

El conjunto de procesos, metodologías y buenas prácticas que finalmente desarrollaron es lo que hoy en día conocemos como meetovation.

dinamarca Photo by Markus Winkler on Unsplash.

 

 ¿Qué es la meetovation? ¿En qué consiste?

Como su nombre indica, el concepto meetovation agrupa dos conceptos clave: “meeting” y “motivation”-encuentro y motivación en castellano-. Según esta filosofía, si las personas salen convencidas de haber aprovechado el tiempo tras un evento, reunión o congreso, habrá valido la pena celebrarlo.

Así pues, el objetivo de la meetovación es transformar las reuniones tal y como las conocemos. Convertirlas en algo innovador, verdaderamente productivo y útil para los participantes.

Para conseguirlo, hay que cuestionarse la utilidad de cada reunión. ¿Es realmente necesaria? ¿está pensada para ser productiva? Tenemos que analizar en serio el tiempo que les dedicamos dentro de nuestra jornada laboral… Se estima que algunos trabajadores pasan entre un 20% y un 50% de su tiempo reunidos, y que a menudo terminan estas reuniones sin percibir ningún avance. Así pues… ¿las enfocamos de otra manera?

La meetovation busca erradicar a las viejas dinámicas, como los largos monólogos de dirección, por ejemplo. ¡Todos deben participar en una reunión para que el encuentro sea productivo! Hay que invitar al equipo a comentar y aportar su punto de vista de cada proyecto, invitando también a personas de otros departamentos que puedan aportar una visión de valor. O, por qué no, traer a un experto externo para comparar opiniones.

Para realizar reuniones eficientes de verdad, debemos basarnos en cinco elementos clave. Los cinco pilares de la meetovación:

 

implicar activamente

IMPLICAR ACTIVAMENTE A LOS PARTICIPANTES

Un buen evento es aquel que anima a sus participantes a implicarse, no solo a escuchar. Y es que cuando nos involucramos, nos sentimos parte de una actividad y, tratándose de un evento, la sensación de aprendizaje, motivación y satisfacción aumenta. Una implicación activa nos ayudará a recibir feedback de los asistentes y a ampliar la red de contactos.

Existen diversas técnicas diseñadas para implicar a las personas en un evento. A continuación, citamos algunos ejemplos.

Speed Networking

Este ejercicio, pensado para romper el hielo, consiste en recrear una cita rápida o speed dating. Los participantes se sentarán en grupos de dos y deberán presentarse, contar sus experiencias y comentar la temática del evento en cuestión. Pasados dos minutos, deberán elegir otra pareja y repetir el ejercicio.

Hello, my name is…

En este ejercicio cada participante llevará una etiqueta identificativa, facilitándoles así ver sus respectivos nombres y presentarse. En grupos pequeños, deberán hablar durante al menos tres minutos y discutir temas sencillos del evento, siempre con un pequeño impulso del organizador.

Guerra de bolas de nieve

Este singular ejercicio consiste en lanzar bolas de papel para generar energía positiva desde buen inicio. Cada participante recibirá tres hojas y un bolígrafo para escribir sus preguntas sobre el evento y, tras una cuenta atrás, la guerra de bolas se apoderará del espacio durante un minuto de risas y jaleo. Después deberán leer en parejas las preguntas y reflexionar sobre ellas.

entorno local

INSPIRARSE EN EL ENTORNO LOCAL

Puede usarse el potencial del entorno para que la experiencia de los participantes sea inolvidable. Si se les lleva hasta un lugar diferente, ¿por qué no aprovecharlo?

Invitar a ponentes locales

Localizar a un experto local e invitarlo a compartir sus experiencias es una iniciativa muy popular. Una buena manera de compartir experiencias, ideas y contactos. La temática puede estar directamente relacionada con el evento o bien puede hablar sobre un tema más general, como la historia y curiosidades locales.

Competición GPS

Se puede organizar una actividad en el terreno para que los equipos resuelvan tareas o rompecabezas mientras recorren el paisaje local. Sólo se necesita un GPS o un mapa para fomentar la competencia sana y la cooperación.

Buscar espacios

BUSCAR ESPACIOS CREATIVOS

El espacio físico donde se celebre el evento debe transmitir cierta energía: mobiliario con carácter, una distribución concreta, zonas abiertas o salas, etc. Todo suma para conseguir un ambiente creativo, ¡hasta la conexión wi-fi!
Una vez más, los espacios locales pueden ayudar en ese objetivo.

Pensar como un interiorista

Hay que imaginar la sala de reuniones como un espacio vacío. ¿Qué se necesita para que la reunión sea mejor? Luego, colocar todos los elementos en el espacio. Incluso los colores de las paredes pueden crear un ambiente concreto.

Utilizar la música

Muchos estudios apoyan el uso de la música para aumentar la productividad o crear una atmósfera concreta: aprendizaje, concentración, inspiración, relajación, etc. Deben usarse todas las herramientas al alcance, ¡también el sentido de oído!

pensar responsable

PENSAR DE MANERA RESPONSABLE

Que una empresa sea responsable es ya una exigencia. Además, es bueno para su imagen, sus presupuestos y para el planeta. Pero… ¿cómo se demuestra durante una reunión o en un evento?

Pueden usarse materiales reciclados, servir alimentos locales orgánicos, garantizar una buena ventilación en el espacio, habilitar zonas de descanso o buscar mobiliario cómodo como sillas ergonómicas. Se trata de pensar en el bienestar de las personas y del medio ambiente.

catering Photo by Chuttersnap on Unsplash.

roi

CUANTIFICAR EL RETORNO DE LA INVERSIÓN

Después de invertir tiempo, dinero y esfuerzo en un evento, es importante analizar sus resultados. Desde la filosofía meetovation se recomienda marcar objetivos claros y medibles durante la planificación, ejecución y seguimiento de la reunión. Una buena manera de hacerlo es usar como guía la pirámide del método ROI.

Pirámide ROI